Inspektor ds. zarządzania dokumentacją w Wydziale Archiwum Biura Organizacji Urzędu (nr ref. UM.9676.2026.OU.MCH)

Zakres obowiązków

Główne odpowiedzialności

• określanie zasad postępowania z dokumentacją, doradzanie komórkom organizacyjnym urzędu w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją,
• ocena stanu uporządkowania, przejmowanie, konserwacja, zabezpieczanie, udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji,
• prowadzenie ewidencji, wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego, ustalanie stanu faktycznego zbiorów.

Charakterystyka pracy

• przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego,
• inicjowanie brakowania dokumentacji i przeprowadzanie procesu brakowania,
• przeprowadzanie kwerend,
• przygotowanie dokumentacji do ekspertyz archiwum państwowego,
• przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego,
• należy znać zagadnienia potrzebne do realizacji zadań oraz akty prawne: ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ze zmianami, rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej ze zmianami, rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, ustawa o ustroju miasta stołecznego Warszawy, ustawa o samorządzie gminnym, ustawa o samorządzie powiatowym, ustawa o pracownikach samorządowych.

Wymagania

wykształcenie - średnie ogólnokształcące zawód - Specjalista zarządzania dokumentacją umiejetności - Pakiet MS Office Miejsce pracy: ul. Kruczkowskiego 2, piętro 2. Wejście do budynku bez barier architektonicznych. Budynek wyposażony w windę dla osób z niepełnosprawnościami. Toaleta dostosowana dla osób z niepełnosprawnościami znajduje się na każdym piętrze. Stanowisko pracy: przy komputerze, obsługa urządzeń biurowych, rozmowy telefoniczne, obsługa klienta, przemieszczanie się wewnątrz budynku oraz wyjścia służbowe. Wymaga wysiłku fizycznego, pracy na wysokości do 1 m oraz kontaktu z czynnikami mikrobiologicznymi. Data rozpoczęcia pracy do ustalenia z pracodawcą.

Niezbędne wymagania

• obywatelstwo polskie lub innego państwa, które dopuszcza ustawa (Warunki opisuje art. 11 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych),
• pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,
• niekaralność za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
• nieposzlakowana opinia,
• umiejętność obsługi komputera, w tym podstawowych programów do edycji dokumentów,
• wykształcenie wyższe I lub II stopnia i minimum 3-letni staż pracy albo wykształcenie średnie i minimum 5-letni staż pracy,
• powyżej 3-letnie doświadczenie zawodowe w jednym z wymienionych obszarów: zarządzanie dokumentacją, praca biurowa,
• kompetencje: identyfikacja z urzędem, sumienność, komunikacja, współpraca, obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego.

Dodatkowe wymagania

• wykształcenie wyższe I lub II stopnia w jednym z wymienionych zakresów: historia, administracja i pokrewne, nauki społeczne, jednolite magisterskie na kierunku prawo.

Wymagane dokumenty

• curriculum vitae (CV) z przebiegiem nauki i pracy zawodowej,
• list motywacyjny,
• kopia dokumentu potwierdzającego wymagane wykształcenie,
• kopie dokumentów potwierdzających wymagany staż pracy,
• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność, jeśli zamierzasz skorzystać z uprawnienia do pierwszeństwa w zatrudnieniu,
• oświadczenie o: posiadanym obywatelstwie, pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystaniu z pełni praw publicznych, nieskazaniu prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, posiadaniu nieposzlakowanej opinii, wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb tej rekrutacji.

[!] Odznaczenie w elektronicznym formularzu oświadczeń jest równoznaczne z ich złożeniem.

Aplikowanie możliwe wyłącznie przez System elektronicznej rekrutacji Urzędu m.st. Warszawy e-Rekrutacje: https://erekrutacje-bip.um.warszawa.pl/ Nr ref. ogłoszenia: UM.9676.2026.OU.MCH https://erekrutacje-bip.um.warszawa.pl/application/file/6f1082b16e2341549c2949dda96cb349.pdf

W miesiącu poprzedzającym datę opublikowania ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych jest niższy niż 6%.

Wynagrodzenie

Pracodawca oferuje

• umowę o pracę,
• dodatek stażowy,
• trzynaste wynagrodzenie,
• nagrody jubileuszowe,
• rozwój zawodowy,
• dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych,
• zapomogi i pożyczki na cele mieszkaniowe,
• szeroką ofertę świadczeń socjalnych dla pracownika i jego rodziny,
• świadczenie z tytułu szczególnych potrzeb wynikających z orzeczenia o niepełnosprawności.