Główny specjalista/ Główna specjalistka ds. koordynacji i rozliczania projektów

Instytut Badań Edukacyjnych - Państwowy Instytut Badawczy (IBE PIB) jest placówką badawczą prowadzącą interdyscyplinarne badania naukowe oraz projekty wdrożeniowe dotyczące funkcjonowania i efektywności systemu edukacji w Polsce, a także powiązań edukacji z rynkiem pracy. Instytut uczestniczy w krajowych i międzynarodowych projektach badawczych i wdrożeniowych, przygotowuje raporty, sporządza ekspertyzy oraz pełni funkcje doradcze. W Instytucie pracuje ponad 500 osób zajmujących się edukacją i rynkiem pracy, w tym uczeniem się przez całe życie. Zatrudniamy socjologów, psychologów, pedagogów, ekonomistów i politologów. Nasi pracownicy to wybitni specjaliści w swoich dziedzinach, posiadający bogate doświadczenie zawodowe obejmujące prace badawcze i wdrożeniowe, współpracę z partnerami społecznymi, w tym biznesem, a także pracę dydaktyczną, pracę w administracji publicznej, marketingowych organizacjach badania rynku i opinii oraz organizacjach pozarządowych.

Główne obowiązki

• dbanie o zgodność realizacji projektów z umowami o finansowanie, programami oraz wytycznymi instytucji finansujących w odniesieniu do aspektów formalno-finansowych;
• ocena kwalifikowalności wydatków z perspektywy wymogów danego źródła finansowania, zgodności z budżetem projektu i harmonogramem rzeczowo-finansowym wraz z oceną dostępności środków w budżecie projektów/ zadań;
• współpraca z kierownikami projektów w zakresie planowania wydatków, dokonywania zmian w projekcie ze szczególnym uwzględnieniem aspektów finansowych oraz udział w podejmowaniu działań zaradczych w przypadku sytuacji problemowych;
• współpraca z Zespołem Finansowo-Księgowym przy przygotowaniu sprawozdań finansowych (rozliczenie projektu) oraz przygotowaniu rocznych planów finansowych;
• wspieranie kierowników projektów w zakresie przygotowania sprawozdań z postępu realizacji projektu zgodnie z wymaganiami Instytucji finansujących;
• konsolidowanie i monitorowanie realizacji projektów zgodnie z decyzją kierownictwa Instytutu;
• dostarczanie danych dotyczących projektów, a w szczególności ich aspektów finansowych, na potrzeby procesów decyzyjnych i zarządczych;
• przygotowywanie i przekazywanie obowiązkowych danych do Zintegrowanego Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on dotyczących projektów naukowych realizowanych przez Instytut;
• monitorowanie wytycznych odnoszących się do projektów realizowanych przez IBE;
• bieżący kontakt z instytucjami finansującymi projekty/ zadania realizowane przez IBE PIB oraz instytucjami partnerskimi, w zakresie odpowiadającym zadaniom realizowanym przez ZMRP;
• udział w opiniowaniu nowych przedsięwzięć planowanych do realizacji przez IBE PIB w odniesieniu do aspektów formalnych, finansowych i praktycznych zgodnych z zakresem działalności Zespołu;
• udział w procesie przygotowywania dokumentacji aplikacyjnej (wniosków o dofinansowanie, ofert) na potrzeby pozyskania środków na realizację projektów, we współpracy z komórkami organizacyjnymi, w części odpowiadającej profilowi Zespołu;
• koordynacja procesu podpisywania umów o dofinansowanie/ finansowanie projektów;
• za zgodą pracownika, w ramach posiadanych przez niego umiejętności, może on być skierowany do wzięcia udziału w wydarzeniu, podróży służbowej lub innego rodzaju aktywności w ramach innego przedsięwzięcia lub projektu IBE PIB;
• inne polecenia przełożonego zbieżne ze stanowiskiem pracy.

Wymagania wobec kandydatów i kandydatek

• co najmniej 2-letnie doświadczenie w przygotowywaniu i/lub realizacji i/lub rozliczaniu projektów finansowanych ze środków zewnętrznych;
• doświadczenie w formułowaniu budżetu i/lub monitorowaniu realizacji budżetu projektu i/lub ponoszeniu wydatków i/ lub ocenie kwalifikowalności kosztów;
• praktyczna znajomość obsługi Pakietu MS Office, w szczególności programu Excel;
• odpowiedzialność, samodzielność, dokładność;
• bardzo dobra organizacja pracy.

W przypadku zgłoszenia się kandydatów nie spełniających w pełni ww. wymagań IBE PIB może rozpatrzyć kandydaturę i w razie konieczności zaproponować niższe stanowisko/ wynagrodzenie.

Mile widziane

• znajomość języka angielskiego w stopniu dobrym (pożądany poziom B2), z naciskiem na umiejętność prowadzenia korespondencji i rozumienia treści zw. z zarządzaniem projektami (Uwaga: część rozmowy rekrutacyjnej/ zadanie rekrutacyjne może być w języku angielskim);
• doświadczenie w pracy w administracji publicznej, instytucjach naukowo-badawczych lub organizacjach pozarządowych;
• doświadczenie we współpracy z instytucjami publicznymi różnego szczebla;
• doświadczenie w korzystaniu z systemu POLon (w szczególności z modułu Projekty naukowe);
• doświadczenie w przygotowywaniu i/lub realizacji wniosków o dofinansowanie projektów lub ofert z programów takich, jak np.: Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego i/lub inne programy operacyjne/ regionalne finansowane ze środków europejskich i/lub programy NCN i/lub NCBiR i/lub Fundacja na rzecz Nauki Polskiej i/lub programy Ministerstwa Edukacji i Nauki i/lub Twinning i/lub EuropeAid i/lub Erasmus+ i/lub Horyzont Europa) oraz ministerialnych dotacji celowych.

Oferujemy

• pakiet benefitów, tj. karta Medicover Sport, ZFŚS;
• możliwość korzystania na preferencyjnych warunkach z ubezpieczenia grupowego oraz prywatnej opieki medycznej;
• bezpłatny parking pracowniczy;
• pracę w zespole dzielącym się wiedzą;
• zatrudnienie w instytucie badawczym o długiej tradycji i bogatym doświadczeniu.

Warunki zatrudnienia

• zatrudnienie: umowa o pracę na czas określony od 01.12.2026 r. w celu zastępstwa;
• miejsce wykonywania pracy: siedziba IBE PIB oraz miejsce wskazane przez pracownika (praca częściowo zdalna, maks. liczba dni pracy zdalnej w tygodniu: 3;
• wymiar etatu: pełny etat;
• system czasu pracy: podstawowy.

Osoby zainteresowane prosimy o przesyłanie CV oraz opcjonalnie listu motywacyjnego w terminie do 29.11.2026 r.

Nr ref.: ZMRP/IBE/191/2026/BIP

Informujemy, że skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami i kandydatkami.

Osoby zaproszone na rozmowy rekrutacyjne mogą zostać poproszone o przedstawienie dokumentów potwierdzających wykształcenie, kwalifikacje oraz doświadczenie zawodowe.

W przypadku wyboru kandydata/kandydatki do zatrudnienia zastrzegamy sobie prawo do wcześniejszego zakończenia procesu rekrutacji.

Instytut Badań Edukacyjnych - Państwowy Instytut Badawczy realizuje politykę równych szans w zatrudnieniu.

Informacje RODO znajdują się na naszej stronie internetowej RODO IBE PIB.

Informujemy, że w IBE PIB obowiązuje wewnętrzna procedura zgłoszeń naruszenia prawa PROCEDURA ZGŁOSZEŃ.

Informujemy, że w IBE PIB wprowadzono STANDARDY OCHRONY MAŁOLETNICH.