Executive Support & Business Operations Partner

Projekt B2B: Executive Support & Business Operations Partner

Hays Contracting Services to współpraca oparta na zasadach B2B. Obecnie poszukujemy kontraktora B2B do realizacji usług w obszarze executive suport & business operations w ramach branży farmaceutycznej.

Lokalizacja, Model świadczenia usług: hybrydowo - Warszawa Rodzaj współpracy: B2B Czas trwania projektu: długofalowo, pierwszy kontrakt na 12 miesięcy Start: asap Stawka: 75-105zł/h netto + VAT

Opis projektu Poszukujemy osoby na stanowisko wspierające General Managerów i Dyrektorów generalnych, obsługę globalnych gości, operacje zakupowe i wsparcie systemowe. Środowisko technologiczne

Oczekiwane kompetencje

• Obsługa i weryfikacja skomplikowanych rozliczeń delegacji krajowych/zagranicznych oraz kart służbowych kadry zarządzającej.
• Narzędzia Systemowe (SAP Concur)
• Znajomość i umiejętność sprawnej obsługi modułów rejestracji dostawców, wprowadzania wniosków zakupowych (requester) oraz obsługi obiegu ticketów (ROME & MyBuy)
• MS Office 365 & Google Workspace — zaawansowany: Biegłe zarządzanie złożonymi kalendarzami oraz praca na zbiorach danych (MS Excel / Google Sheets).
• Znajomość Języków Obcych - język Angielski (C1): Płynna obsługa korespondencji biznesowej i bezpośredni kontakt z gośćmi globalnymi.
• Logistyka Eventowa & Travel - Poziom Ekspercki: Praktyczne doświadczenie w organizacji wyjazdów zarządu, warsztatów offsite oraz wizyt delegacji międzynarodowych.
• Dokumentacja & Skrupulatność — Weryfikacja dokumentacji rejestrowej, umów i wymogów compliance.

Kompetencje Miękkie i Relacyjne (Soft Skills)

• Executive Presence & Dyplomacja: Wysoka kultura osobista, profesjonalizm w reprezentowaniu GM oraz pełna dyskrecja w pracy z poufnymi informacjami biznesowymi.
• Komunikacja Międzyfunkcyjna: Umiejętność efektywnego łączenia potrzeb i sprawniej współpracy z różnymi działami w organizacji.
• Elastyczność i Praca w Modelu Agile: Umiejętność sprawnego przełączania się między zadaniami procesowymi a dynamicznymi potrzebami wsparcia zarządu.
• Współpraca Zespołowa i Team Spirit: Wysokie zaangażowanie w budowanie pozytywnej atmosfery w zespole, proaktywność, bezinteresowna gotowość do pomocy oraz promowanie otwartej komunikacji.
• Nastawienie na Rozwiązania (Solution-Oriented Mindset): Inicjatywa w identyfikowaniu wyzwań oraz natychmiastowe proponowanie gotowych i efektywnych usprawnień.

Zakres usług

• Wsparcie General Managerów oraz Executive Team (60% czasu pracy)
• Zarządzanie kalendarzami GM (priorytetyzacja spotkań, rozwiązywanie konfliktów terminów).
• Obsługa i filtrowanie priorytetowej korespondencji e-mail.
• Organizacja kompleksowych podróży służbowych (rezerwacje przelotów, hotele, wizy, logistyka lokalna).
• Zarządzanie i rozliczanie wydatków służbowych oraz delegacji w systemie SAP Concur.
• Profesjonalna reprezentacja Zarządu w kontaktach z kluczowymi partnerami zewnętrznymi — dostawcami, wewnętrznymi delegacjami
• Wsparcie Executive Team (ET) oraz General Managerów (GM)
• Planowanie i harmonogramowanie spotkań zarządu oraz przygotowywanie agend.
• Organizacja cateringu i zaplecza logistycznego dla spotkań stacjonarnych.
• Kompleksowa organizacja wydarzeń wyjazdowych (offsite events, warsztaty strategiczne).
• Wsparcie członków ET w obsłudze i rozliczaniu systemowym w SAP Concur.
• Opracowywanie projektów prezentacji biznesowych, raportów, zestawień danych oraz materiałów na spotkania strategiczne i posiedzenia Zarządu.
• Obsługa Gości Globalnych:
• Koordynacja logistyki i hostingu dla zagranicznych gości zapraszanych przez GM lub Executive Team (agendy wizyt, transport, zakwaterowanie, przyjęcia).
• Operacje Zakupowe, Business Ops oraz Wsparcie Systemowe ROME (40% czasu pracy)
• Obsługa Zamówień i Business Ops:
• Tworzenie i nadzorowanie zamówień zakupowych (PO - Purchase Orders) oraz zapewnienie kompleksowego wsparcia operacyjnego dla zespołu Business Ops i interesariuszy wewnętrznych.
• Obsługa centralnej skrzynki mailowej oraz formalno-proceduralna weryfikacja przychodzącej dokumentacji zakupowej pod kątem wymogów formalnych.
• Obsługa Systemowa ROME:
• Rejestracja, obsługa operacyjna oraz bieżąca realizacja zgłoszeń (ticketów) od interesariuszy wewnętrznych w systemie ROME (kluczowym systemie w obszarze farmaceutycznym) wraz z nadzorowaniem terminowości realizacji i kontaktem ze stronami.

Proces współpracy

• Analiza profilu i doświadczenia przez zespół Hays;
• Rozmowa z konsultantem Hays dotycząca projektu i zakresu usług;
• Spotkanie techniczne z przedstawicielami projektu (do 2 etapów);
• Uzgodnienie warunków współpracy;
• Rozpoczęcie realizacji usług.
• Witamy w projekcie!

#li-dni

#1201658 - Katarzyna Stefanska