Asystent/ka Zarządu – Koordynator/ka ds. administracji

Asystent/ka Zarządu – Koordynator/ka ds. administracji i e-commerce

Miejsce pracy: Łysomice (okolice Torunia) Wymiar pracy: pełny etat Forma zatrudnienia: umowa o pracę Tryb pracy: stacjonarny, z możliwością wyjazdów służbowych Wynagrodzenie: 7 000–9 000 zł brutto miesięcznie

O nas

Jesteśmy firmą handlowo-dystrybucyjną prowadzącą sprzedaż detaliczną i hurtową oraz działalność w obszarze e-commerce. Nasze produkty oferujemy za pośrednictwem własnych kanałów sprzedaży oraz popularnych platform marketplace.

W związku z rozwojem działalności poszukujemy osoby, która zapewni sprawną organizację procesów administracyjnych, będzie wspierać Zarząd w bieżących działaniach oraz koordynować wybrane procesy związane ze sprzedażą internetową.

Szukamy osoby samodzielnej, dobrze zorganizowanej i odpowiedzialnej, która potrafi skutecznie łączyć zadania administracyjne z koordynacją działań operacyjnych.

Twój zakres obowiązków

Administracja i organizacja biura

• Zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura oraz bieżącej obsługi administracyjnej firmy.
• Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów, korespondencji i informacji wewnętrznych.
• Przygotowywanie, weryfikacja i archiwizacja dokumentacji administracyjnej, handlowej i finansowej.
• Współpraca z biurem rachunkowym w zakresie przekazywania dokumentów i wyjaśniania bieżących kwestii.
• Monitorowanie terminów realizacji zadań, płatności i zobowiązań administracyjnych.
• Utrzymywanie kontaktów z dostawcami usług, instytucjami oraz partnerami zewnętrznymi.

Wsparcie Zarządu i koordynacja działań

• Bezpośrednie wsparcie Zarządu w organizacji i realizacji bieżących zadań.
• Organizowanie spotkań, przygotowywanie korespondencji biznesowej oraz niezbędnych materiałów i zestawień.
• Koordynowanie powierzonych projektów i monitorowanie postępów ich realizacji.
• Przygotowywanie raportów, analiz i zestawień wspierających podejmowanie decyzji biznesowych.
• Utrzymywanie bieżących kontaktów z kontrahentami i partnerami biznesowymi.
• Reprezentowanie firmy podczas wybranych spotkań z kontrahentami, dostawcami i instytucjami zewnętrznymi, w zakresie udzielonych upoważnień.
• Koordynowanie przepływu informacji pomiędzy Zarządem, administracją i magazynem.

Obsługa procesów handlowych i e-commerce

• Wspieranie bieżącej obsługi zamówień realizowanych za pośrednictwem platform sprzedażowych.
• Wystawianie i weryfikowanie faktur oraz innych dokumentów handlowych.
• Praca w systemach sprzedażowych, magazynowych i administracyjnych.
• Monitorowanie statusów zamówień i terminowości ich realizacji.
• Współpraca z dostawcami, firmami kurierskimi i operatorami logistycznymi.
• Aktualizowanie wybranych danych produktowych, cenników i informacji handlowych.
• Ścisła współpraca z Kierownikiem Magazynu w zakresie realizacji zamówień, dokumentacji i przepływu informacji.
• Wspólne identyfikowanie i wdrażanie usprawnień w procesach administracyjnych, sprzedażowych i logistycznych.

Nasze wymagania

• Minimum 2–3 lata doświadczenia na stanowisku administracyjnym, koordynacyjnym lub związanym ze wsparciem kadry zarządzającej.
• Bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność i umiejętność ustalania priorytetów.
• Zaawansowana znajomość programu Microsoft Excel, w tym formuł, tabel przestawnych i analizy danych.
• Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office.
• Umiejętność sprawnego posługiwania się systemami informatycznymi wykorzystywanymi w działalności handlowej.
• Wysoka kultura osobista i umiejętność prowadzenia profesjonalnej komunikacji biznesowej.
• Dokładność, terminowość oraz odpowiedzialność za powierzone zadania.
• Dyskrecja i umiejętność pracy z informacjami poufnymi.
• Umiejętność współpracy z osobami reprezentującymi różne obszary działalności firmy.
• Prawo jazdy kategorii B oraz gotowość do okazjonalnych wyjazdów służbowych.

Mile widziane

• Doświadczenie w firmie handlowej, dystrybucyjnej lub działającej w branży e-commerce.
• Znajomość platform marketplace, takich jak Allegro, Amazon, Empik Marketplace czy ERLI.
• Doświadczenie w pracy z systemami ERP lub programami sprzedażowo-magazynowymi, np. Subiekt GT/nexo, Comarch ERP Optima, Symfonia lub enova365.
• Znajomość narzędzi integrujących sprzedaż internetową, np. BaseLinker, Apilo lub Sellasist.
• Umiejętność wykorzystania Power Query do analizy i porządkowania danych.
• Komunikatywna znajomość języka angielskiego.

To oferujemy

• Wynagrodzenie w wysokości 7 000–9 000 zł brutto miesięcznie, adekwatne do doświadczenia i kompetencji.
• Stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.
• Gwarantowane premie świąteczne.
• Samochód służbowy klasy premium – Mercedes-Benz CLA 200, rocznik 2025, napęd hybrydowy, automatyczna skrzynia biegów, z możliwością użytkowania prywatnego po trzymiesięcznym okresie próbnym.
• Trzymiesięczny okres wdrożeniowy umożliwiający poznanie organizacji, systemów i procesów firmy.
• Bezpośrednią współpracę z Zarządem i realny wpływ na organizację codziennych procesów.
• Samodzielne stanowisko z jasno określonym zakresem odpowiedzialności.
• Możliwość rozwoju kompetencji administracyjnych, organizacyjnych i biznesowych.
• Pracę w dynamicznym środowisku handlowym, łączącym tradycyjne kanały sprzedaży z e-commerce.

Jak aplikować?

Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV za pośrednictwem formularza aplikacyjnego.

Skontaktujemy się z wybranymi kandydatami.