Asystent/Asystentka Biura Zarządu

Dla naszego Klienta - firmy o ugruntowanej pozycji na rynku, realizującej innowacyjne projekty technologiczne - poszukujemy osoby na stanowisko:

Asystent/Asystentka Biura Zarządu

Powiat Warszawski Zachodni

Zakres obowiązków

• Kompleksowa organizacja pracy Biura Zarządu oraz bieżące wsparcie administracyjne Członków Zarządu.
• Zarządzanie kalendarzami, organizacja spotkań i koordynacja terminów.
• Organizacja krajowych i zagranicznych podróży służbowych, w tym rezerwacji, transferów, noclegów oraz formalności wizowych.
• Nadzór nad pracą sekretariatu i recepcji oraz zapewnienie wysokiego standardu obsługi gości i kontrahentów.
• Koordynacja obiegu dokumentów, korespondencji, przesyłek i powierzonych spraw administracyjnych.
• Nadzór nad organizacją przestrzeni biurowej, zaopatrzeniem oraz współpracą z dostawcami usług administracyjnych.
• Dbanie o przestrzeganie procedur bezpieczeństwa, poufności i kontroli dostępu.
• Koordynowanie zadań administracyjnych oraz dbanie o sprawne funkcjonowanie Biura Zarządu.
• Gotowość do pracy stacjonarnej z siedziby firmy.

Wymagania

• Kilkuletnie doświadczenie na stanowisku Asystenckim w Biurze Zarządu.
• Bardzo dobre umiejętności organizacyjne, umiejętność ustalania priorytetów i koordynowania wielu zadań jednocześnie.
• Samodzielność, odpowiedzialność, asertywność i umiejętność podejmowania decyzji.
• Wysoka dokładność, spostrzegawczość oraz umiejętność przewidywania potencjalnych problemów.
• Umiejętność skutecznego działania pod presją czasu i reagowania na zmieniające się priorytety.
• Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne i reprezentacyjne.
• Dyskrecja oraz świadomość znaczenia bezpieczeństwa i poufności informacji.
• Znajomość zasad obiegu dokumentów, archiwizacji i korespondencji.
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office.
• Znajomość języka angielskiego umożliwiająca swobodną komunikację biznesową.

Mile widziane

• Doświadczenie w organizacji zagranicznych podróży służbowych oraz znajomość procedur wizowych i paszportowych.
• Doświadczenie w obsłudze delegacji zagranicznych lub przedstawicieli instytucji publicznych.
• Zarządzanie kilkuosobowym zespołem.

Co oferujemy

• Stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, w organizacji realizującej innowacyjne projekty o międzynarodowym zasięgu.
• Samodzielne i odpowiedzialne stanowisko w bezpośrednim otoczeniu Zarządu.
• Elastyczny czas rozpoczęcia pracy.
• Spotkania integracyjne.
• Atrakcyjne wynagrodzenie oraz szeroki pakiet benefitów (m.in. prywatna opieka medyczna, karta sportowa, szkolenia, kursy językowe).
• Dodatkowe świadczenia socjalne, w tym dofinansowanie wypoczynku, wakacji dzieci oraz biletów do kina i teatru.
• Przyjazną atmosferę oraz możliwość długofalowego rozwoju zawodowego.