Asystent / Asystentka

Cześć, cieszę się, że tutaj trafił*ś!

Jestem przedsiębiorcą prowadzącym głównie dwie firmy: hub poligraficzny (needprint.pl) oraz agencję digital / software house (impresspro.pl). Czyli dwie nieduże, rozwijające się marki, które działają na styku sprzedaży i marketingu Współpracuję również z kilkoma innymi projektami, jako osoba wspierająca w różnej roli. Łącznie pracuje ze mną 12+ osób.

Ze względu na nasz wzrost i reorganizację, po kilku latach ponownie szukam osoby na to stanowisko. Jako, że praca jest bezpośrednio ze mną, to dobrze jest wiedzieć z kim będziesz pracować - zerknij na LinkedIn!

Jest wiele działań i miejsc, gdzie z Twoim wsparciem bylibyśmy w stanie wygenerować trochę mojego czasu na inne rzeczy, które mają prowadzić do dalszego rozwoju. Dlatego...

Potrzebny jest Ktoś™, kto chce pomóc rozwijać to zdecydowanie dalej!

• * *

Poszukuję Office Manager + Asystenta / Asystentki do wsparcia i odciążenia mnie z różnego rodzaju zadań. Uczciwie od razu: to praca bardziej w adidasach, niż w "szpilkach"

To nie jest stanowisko, które dopiero wymyślamy. Ta rola u nas istnieje i działa, więc wchodzisz w konkretny zakres, który przejmujesz na siebie - a potem razem go rozwijamy

• * *

Co konkretnie będzie do zrobienia?

• Ludzie i HR
• umowy, aneksy, rachunki i rozliczenia współpracowników (we współpracy z kadrową i księgowością);
• pilnowanie wypłat i terminów;
• pamiętanie o urodzinach, prezentach i tych wszystkich "małych" rzeczach, które robią atmosferę;
• organizacja integracji i wyjazdów firmowych;
• Administracja i finanse
• opłacanie faktur i przelewów, pilnowanie płatności;
• opisywanie i przypisywanie kosztów, elektroniczny obieg dokumentów;
• miękka windykacja - przypominanie klientom o płatnościach tak, żeby relacja na tym nie ucierpiała;
• bieżący kontakt z księgowością;
• dbanie o biuro;
• Moje sprawy, czyli "ogarnięcie wszechświata"
• researche - od tematów biznesowych po bardzo przyziemne;
• organizacja kalendarza, moich wyjazdów, hoteli, urlopów;
• załatwianie spraw prywatnych - od zawiezienia auta na myjnię czy serwis, po rzeczy, których jeszcze nie wymyśliłem
• czasami wspólny wyjazd ze mną - spotkanie, targi, event;
• Operacja, czyli ręce na pokład
• logistyka paczek - statusy, reklamacje, kontakt z kurierem i klientem;
• jak trzeba, to spakowanie paczki czy pomoc na hali w drukarni;
• współtworzenie procedur, wzorów dokumentów i instrukcji - tak, żeby kolejnym razem dało się to zrobić szybciej (albo oddać to AI );
• różne "proszę, zrób to dla mnie" i inne "bojowe zadania"

Ja jako founder robię przeróżne rzeczy - fajne i niefajne. Ta rola dokładnie tak samo: jak trzeba, to się robi, nawet jak nie było tego w opisie

• * *
• AI to tu nie jest dodatek

Notatki ze spotkań robi u nas AI, researche robimy z AI, maile i dokumenty też powstają z AI. Na co dzień pracuję w Claude i szukam osoby, która pracuje podobnie.

Napiszę wprost: jeżeli nie korzystał*ś jeszcze z Claude, ChatGPT czy podobnych narzędzi w swojej codziennej pracy, to trudno będzie złapać wspólny flow Nie szukam eksperta od AI, natomiast musisz wiedzieć co te narzędzia potrafią, gdzie się mylą i jak sprawdzać to, co Ci oddają. A ja te umiejętności pomogę też rozwinąć.

• * *

Szukam osoby

• z doświadczeniem na podobnym stanowisku - asystentki / asystenta, office managera, najlepiej przy właścicielu firmy;
• z realnym doświadczeniem w administracji i finansach firmy - faktury, opisywanie kosztów, przelewy, kontakt z księgowością, umowy. Tego nie będę uczyć od zera, więc to musi być już u Ciebie "w rękach";
• pracującej na co dzień z AI (patrz wyżej );
• doskonale komunikującej się przez maila i w innych formach pisanych - to bardzo ważne, chciałbym abyś naprawdę dobrze pisał(a);
• szczegółowej i skrupulatnej, a jednocześnie umiejącej ogarnąć chaos, jak już się wkradnie;
• samodzielnej i proaktywnej - jeżeli widzisz przestrzeń, w której możesz mi jeszcze pomóc, to rozmawiamy o tym i pomagasz;
• dokumentującej to, co robi, aby było wiadomo jak to potem zrobić ponownie;
• dyskretnej - będziesz mieć dostęp do finansów, umów i spraw prywatnych;
• szybko uczącej się - jak czegoś nie wiesz, to się tego szybko dowiesz;
• z czynnym prawem jazdy kategorii B i pewnej za kierownicą;
• elastycznej, bo czasem trzeba wyjechać albo przestawić dzień;
• ceniącej takie wartości jak: szczerość, rzetelność, wiarygodność, pogodę ducha i rozwój;
• * *

W jakim modelu możemy pracować?

• kontrakt B2B lub umowa zlecenie, możemy zaczynać od zaraz;
• wynagrodzenie zgodne z widełkami w ogłoszeniu, zwiększane wraz z rozwojem współpracy;
• dziś pracujemy stacjonarnie w Lizawicach (pomiędzy Siechnicami a Oławą), natomiast wszyscy jesteśmy z Wrocławia i sporo spraw trzeba załatwiać też w mieście - dlatego szukamy osoby raczej z Wrocławia Najwygodniej z tej strony miasta, skąd jest łatwy "wylot" w kierunku Siechnic / Oławy;
• elastyczne godziny pracy;
• działamy od początku na 100%, ale dajemy sobie pierwsze 1-3 miesiące na przetestowanie całego flow;
• integracje, prywatne ubezpieczenie LuxMed, MultiSport, ubezpieczenie na życie;
• * *

Kliknij "Aplikuj", jeżeli

• chcesz być w fajnym, szczerym i uczciwym gronie osób ;
• czujesz, że chcesz być częścią czegoś co możesz również budować , a nie wykonywać tylko polecenia;
• lubisz partnerskie relacje w firmie i dużo pozytywnej energii;
• znasz swoją wartość i wiesz, że Twoje skille zadziałają ;
• cenisz swoje obietnice i deklaracje, zawsze starając się ich dotrzymać
• * *

Jak wygląda proces rekrutacji?

• przesyłasz zgłoszenie przez formularz - i serio, odpowiedź na pytanie w formularzu jest dla mnie ważniejsza niż samo CV;
• zapoznaję się ze zgłoszeniami i wybieram osoby, z którymi się kontaktuję (najpewniej telefonicznie);
• rozmowa online, aby lepiej Cię poznać i odpowiedzieć na Twoje pytania;
• zadanie rekrutacyjne na przykładach z życia - z AI wolno, a nawet trzeba, tylko pokaż jak z niego korzystał*ś;
• jeżeli zadanie będzie dobre, spotkanie podsumowujące na miejscu i...
• działamy!