Administrator/ka prywatnych akademików - praca hybrydowa, część etatu, elastyczny godziny pracy

Stawka: 34 zł brutto/h Wymiar: około 15 godzin tygodniowo Forma współpracy: umowa zlecenie Lokalizacja: Warszawa – głównie Praga-Północ / Targówek Tryb pracy: hybrydowy Rozpoczęcie współpracy: od zaraz, preferowany start w pierwszej połowie listopada

O stanowisku

Poszukujemy osoby do długoterminowej współpracy przy bieżącej administracji i obsłudze prywatnych akademików studenckich w Warszawie. Nasze obiekty znajdują się na ul. Stalowej i Jarosławskiej (Praga-Północ i Targówek). Posiadamy również dodatkową lokalizację przy ul. Kwitnącego Sadu, do której wizyty będą wymagane rzadko. Praca ma charakter administracyjno-organizacyjny i częściowo zdalny. Łączy obsługę najemców, prowadzenie dokumentacji, koordynowanie bieżących spraw oraz regularne wizyty w obiektach oraz kontrole na miejscu. Szukamy osoby samodzielnej, dokładnej i dobrze zorganizowanej, która potrafi prowadzić powierzone sprawy od początku do końca. Zapewniamy wdrożenie, gotowe procedury oraz wsparcie przełożonego w sytuacjach wymagających indywidualnych decyzji. Stanowisko jest odpowiednie dla osoby, która chce zdobywać doświadczenie w administracji i zarządzaniu najmem, a jednocześnie połączyć pracę ze studiami lub innymi obowiązkami.

Zakres obowiązków

• Obsługa najemców i pełny proces wynajmu
• Bieżący kontakt z obecnymi i potencjalnymi najemcami (telefon, e-mail, WhatsApp), również w języku angielskim w zakresie pozwalającym przedstawienie oferty.
• Kompleksowa obsługa procesu wynajmu pokoi – od prezentacji i rezerwacji, przez przygotowanie umów i zakwaterowanie, po wyprowadzki, sprawdzanie pokoju, wypowiedzenia i rozliczenia końcowe.
• Administracja i rozliczenia
• Prowadzenie dokumentacji najmu, aktualizacja danych najemców, obsługa umów, protokołów i pozostałych formalności administracyjnych.
• Ewidencjonowanie płatności, kontrola zaległości, wysyłanie przypomnień oraz przygotowywanie rozliczeń.
• Nadzór nad obiektami i koordynacja prac
• Regularne wizyty w akademikach, kontrola stanu technicznego, wyposażenia, czystości oraz przestrzegania regulaminu.
• Przyjmowanie zgłoszeń usterek, koordynacja i współpraca w zakresie pracy serwisantów i osób sprzątających oraz kontrola wykonanych zadań.
• Obsługa systemów i aktualizacja oferty
• Praca w wewnętrznym systemie zarządzania najmem oraz aktualizowanie danych dotyczących pokoi, najemców i zgłoszeń.
• Aktualizacja dostępności i ofert na stronie internetowej oraz podstawowa obsługa narzędzi marketingowych.
• Organizacja pracy i bieżące sprawy administracyjne
• Samodzielne planowanie zadań, monitorowanie terminów i przygotowywanie regularnych raportów dla przełożonego.
• Obsługa bieżących spraw organizacyjnych, w tym kontakt z dostawcami, reklamacje, drobne zakupy materiałowe oraz reagowanie na niestandardowe zgłoszenia najemców.

Nasze oczekiwania

• Samodzielność i dobra organizacja pracy – umiejętność ustalania priorytetów, pilnowania terminów i realizowania zadań zgodnie z ustalonymi procedurami.
• Dokładność i odpowiedzialność – szczególnie przy pracy z dokumentami, płatnościami i danymi najemców.
• Komunikatywność i kultura osobista – swoboda w kontakcie telefonicznym, mailowym i bezpośrednim.
• Język polski – biegły w mowie i piśmie, Język angielski – na poziomie umożliwiającym prowadzenie rozmów telefonicznych i korespondencji z zagranicznymi najemcami.
• Sprawna obsługa komputera – poczty elektronicznej, dokumentów, prostych arkuszy kalkulacyjnych oraz gotowość do nauki nowych systemów.
• Prawo jazdy kategorii B – sporadycznie może być potrzebny dojazd po drobne zakupy lub materiały. W razie potrzeby istnieje możliwość skorzystania z samochodu służbowego (mile widziane)
• Pierwsze doświadczenia zawodowe – nie wymagamy doświadczenia w branży nieruchomości, ale zależy nam na osobie, która miała już okazję pracować i samodzielnie realizować powierzone zadania.
• Dostępność do pracy na terenie Warszawy oraz możliwość regularnego dojazdu do naszych obiektów.

Mile widziany status studenta lub studentki oraz zamieszkanie w okolicach Pragi-Północ lub Targówka, ułatwiające dojazd do obiektów.

Godziny i organizacja współpracy

Oferujemy elastyczną organizację pracy, którą można dopasować do planu zajęć na uczelni lub innych obowiązków.

• Około 15 godzin tygodniowo – gwarantujemy wynagrodzenie odpowiadające 15 godzinom tygodniowo, nawet jeśli rzeczywista liczba zadań będzie mniejsza.
• Jeśli pojawi się więcej pracy, możliwe będzie zwiększenie liczby godzin po wcześniejszym, obustronnym uzgodnieniu.
• Nie wymagamy pracy codziennie w tych samych godzinach. Liczba godzin może być różna w poszczególne dni.
• Część obowiązków można wykonywać z domu. Zazwyczaj potrzebne będą około 2 wizyty w obiektach tygodniowo, jednak zależnie od bieżących spraw może być ich więcej.
• Zależy nam na sprawdzaniu i obsłudze poczty elektronicznej około dwa razy dziennie, w ustalonych porach.
• Kontakt telefoniczny z najemcami powinien być możliwy w ciągu dnia zazwyczaj kilka połączeń dziennie z najemcami i klientami. Nie wymagamy nieprzerwanej obecności przy telefonie – możliwe jest oddzwanianie i indywidualne dopasowanie dostępności, np. do zajęć na uczelni. Czas poświęcony na rozmowy telefoniczne jest wliczany do czasu pracy. Do indywidualnego uzgodnienia.

Co oferujemy?

• Stawkę 34 zł brutto za godzinę.
• Gwarantowane wynagrodzenie za 15 godzin tygodniowo, również przy mniejszej liczbie bieżących zadań.
• Elastyczne godziny i możliwość wykonywania części obowiązków zdalnie.
• Współpracę możliwą do pogodzenia ze studiami lub innymi zajęciami.
• Dokładne wdrożenie w obowiązki, wewnętrzne procedury i system zarządzania najmem i pomoc przełożonego w trudniejszych zadaniach.
• Jasny podział odpowiedzialności oraz wsparcie przełożonego w sprawach wymagających zatwierdzenia.
• Samodzielne, różnorodne stanowisko z możliwością zdobywania praktycznego doświadczenia w administracji nieruchomości i organizacji pracy obiektów.

Jak aplikować?

Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV za pośrednictwem formularza ogłoszenia.

W zgłoszeniu prosimy również o krótką informację dotyczącą możliwości rozpoczęcia współpracy oraz ogólnej dyspozycyjności w tygodniu.

W razie pytań prosimy dzwonić. Szybki proces rekrutacji.

Zapraszamy do kontaktu!:)